Spôsob, akým je transakcia zaznamenaná vo všeobecnej knihe (GL), závisí od charakteru transakcie. Účty splatné (AP) sa zaznamenáva v čiastkovej knihe AP, keď je faktúra schválená pre transakcie, pri ktorých musí spoločnosť zaplatiť predajcom peniaze za nákup služieb alebo tovaru. Na druhej strane, Pohľadávky (AR) zaznamenáva všetky peniaze, ktoré spoločnosť dlhuje v dôsledku predaja svojho tovaru alebo služieb. O spoločnosti
Záväzky sa zaznamenávajú po schválení faktúry na platbu. Mnoho spoločností používa „oddelenie povinností“, t. J. Zabezpečuje, aby žiadny zamestnanec nemohol schváliť platbu sám, aby sa zabránilo sprenevere.
Pre väčšinu firiem zahŕňa pohľadávka predloženie faktúry, ktorá sa doručí zákazníkovi. Zákazník musí potom zaplatiť faktúru v platobných podmienkach, zvyčajne do 30 dní.
Prevádzkový kapitál (WC) predstavuje prevádzkovú likviditu podniku. Čistý pracovný kapitál predstavuje rozdiel medzi obežnými aktívami a krátkodobými záväzkami. Je dôležité, aby spoločnosti mali zdravý a pozitívny čistý pracovný kapitál. Toto sa okrem iného dosahuje prostredníctvom dôkladného spravovania záväzkov a pohľadávok.
Pohľadávky sa analyzujú podľa priemerného počtu dní na inkaso platby (nazývaných dni predaja nevyrovnané alebo DSO) a splatné účty sa analyzujú podľa priemerného počtu dní potrebných na zaplatenie faktúry (dni splatnosti nevyrovnané alebo DPO)..
kde COGS sú náklady na predaný tovar a COGS / deň je denný priemer nákupov.
DSO kratšie ako 45 dní sa všeobecne považuje za zdravé.
Pracovný kapitál sa môže zvýšiť znížením DSO alebo zvýšením DPO, t. J. Rýchlejšou úhradou platby od zákazníkov a oneskorením platby dodávateľom. Vždy však existuje obchodný kompromis, pretože oneskorenie platby dodávateľom by mohlo poškodiť povesť spoločnosti a mohlo by tiež vyústiť do straty pri skorých platbách. Podobne môžu byť zákazníci ochotnejší ponúkať obchody, ak spoločnosť nie je príliš prísna, pokiaľ ide o včasné vyplatenie.
Pohľadávky sa môžu použiť ako kolaterál pri získavaní pôžičky. Môžu sa tiež predávať na kapitálových trhoch.