Rozdiel medzi štruktúrou členenia práce (WBS) a štruktúrou členenia zdrojov (RBS)

Štruktúra rozpisu práce je dôležitým výstupom pre každý projekt. Prostredníctvom WBS je projektový manažér v dobrej pozícii na kategorizáciu práce, ktorú tím musí vykonať, do malých sekcií, ktoré sa dajú ľahko riadiť, zatiaľ čo RBS sa považuje za dôležitú súčasť efektívnosti, pokiaľ ide o riadenie projektu. Prostredníctvom RBS je projektový manažér schopný zostaviť zoznam zdrojov potrebných na splnenie danej úlohy v hierarchickom poradí.

Čo odlišuje RBS od WBS

WBS je vizuálna reprezentácia celého rozsahu práce, ktorá sa má vykonať, rozdelená na menšie segmenty, ktorým je každý člen projektového tímu schopný porozumieť. Dôvodom je skutočnosť, že s každou úrovňou dokončenia existujú definície a podrobnosti týkajúce sa tejto fázy. Naopak, RBS možno rozdeliť na geografické alebo organizačné zdroje. Niektoré z ďalších nástrojov, ktoré sú potrebné pre správny a efektívny RBS, zahŕňajú odhad zdrojov, kalendár zdrojov a zoznamy činností.

Dôvodom je to, že keď spravujete akýkoľvek projekt, budete musieť na dokončenie projektu pracovať s rôznymi zložkami projektu a zdrojmi projektu. Dobrým príkladom sú členovia vášho projektového tímu.

Musíte sa uistiť, že sú produktívne a strategicky pripravené počas trvania projektu, ktorý realizujete.

Teraz, ak plánujete prísť s efektívnym WBS, sú tu niektoré z dôležitých usmernení, ktoré vám to pomôžu:

• Projekt / konečný výsledok je vždy na najvyššej úrovni
• Nie vždy musíte definovať všetky prvky na rovnakej úrovni
• Pracovné skupiny by nemali trvať dlhšie ako 10 dní
• Každá pracovná skupina musí byť nezávislá
• V pracovných skupinách by nemalo dôjsť k duplicite v celej štruktúre

Nasleduje jednoduchá reprezentácia segmentu ŠPP na výstavbu domu:

Budovanie domu

                                              nadácie                     Interiér Exteriér

absolvovaní                         24% 45% 30%

rozpočet                               50 000 dolárov 86 000 dolárov 72 000 dolárov

Ukazuje rôzne časti projektu, ktoré sa majú vykonať, a poskytuje viac informácií o rozpočte, ktorý je na ne potrebný, ao úrovni dokončenia..

WBS je preto mapa / náčrt konkrétneho projektu. Hlavný projekt je kľúčovým výstupom v rámci ŠPP a odtiaľ je rozdelený do menších podkategórií, z ktorých každá má špecifiká, ako budú dodané..

Na druhej strane, keď hovoríme o RBS, musíte vedieť, že funguje pomocou niektorých dôležitých nástrojov. Manažéri projektu sú poučení, aby pomocou týchto nástrojov zamestnávali alebo vykonávali efektívny RBS. Ide o tieto prípady:

• Zoznam aktivít

Toto je zoznam všetkých aktivít, ktoré sú kľúčové pre dokončenie projektu. Projektový manažér nepotrebuje iba zoznam, ale musí získať čo najviac informácií o týchto zoznamoch. Tieto informácie budú obsahovať aj zdroje, ktoré uvedené činnosti spotrebúvajú.

• Odhad zdrojov

Pre každú činnosť, ktorá sa má vykonať produktívnym, efektívnym a dôležitejším, nákladovo efektívnym spôsobom, musí projektový manažér odhadnúť objem, typ a rozmanitosť zdrojov, ktoré sú potrebné..

Ak sú tieto odhady skreslené, je možné, že nebude možné dosiahnuť ciele projektu, alebo ako celok by projekt mohol zlyhať..

• Kalendár zdrojov

Kalendár zdrojov je o dostupnosti zdrojov v priebehu času. Projektový manažér bude potrebovať zoznam všetkých zdrojov, ktoré sú potrebné na dokončenie projektu.

Tieto zdroje sa musia uviesť aj na základe ich dlhodobej dostupnosti. Táto informácia je dôležitá pre manažéra projektu, aby sa ubezpečil, či potrebné zdroje budú k dispozícii v konkrétnom čase, takže sa projekt nezastaví..

V súčasnosti sa RBS stáva čoraz dôležitejšou a softvér pre riadenie projektov ich integruje do svojej štruktúry. Ak používate akýkoľvek program na riadenie projektov, môžete sa prihlásiť a skontrolovať dostupnosť zdrojov, ktoré potrebujete, a čo je dôležitejšie, ako sú klasifikované..

To vo všeobecnosti pomáha organizácii v tom zmysle, že projektoví manažéri sú schopní zobraziť veľa detailov z jednoduchej databázy o všetkých použitých zdrojoch..

Dôležitosť WBS verzus zameranie RBS

Existuje niekoľko kľúčových výhod, ktoré môže projektový manažér a projektový tím získať z WBS, okrem organizovania a definovania práce potrebnej na dokončenie projektu. Prostredníctvom ŠPP je ľahšie prideliť rozpočet z najvyšších úrovní štruktúry. Akonáhle sa tak stane, rozpočty pre jednotlivé oddelenia môžu byť štruktúrované na základe rozpisu v WBS.

Odhady nákladov a času sa zvyčajne poskytujú pre každú časť ŠPP. Tým je ľahšie vypracovať harmonogram a primeraný rozpočet pre celý projekt.

Prostredníctvom WBS je tiež ľahšie sledovať výkonnosť jednotlivých sektorov projektu. Projektový manažér je v dobrej pozícii na to, aby oznámil náklady na výkon projektu, identifikoval problémové oblasti a čo je dôležitejšie, kľúčové otázky pri organizovaní projektu. Naopak, v RBS je kľúčový dôraz na hierarchický zoznam zdrojov. Musíte uviesť všetky zdroje, či už sú významné, alebo či sa vám zdajú byť zbytočné. Každá z úrovní projektu bude potrebovať určitý počet zdrojov. Tieto musia byť uvedené podľa ich dôležitosti pri dokončení každej úrovne a konečnom dokončení celého projektu.

Uvedené zdroje sú potom rozdelené do menších kategórií typu zdrojov, ktoré sú, aby pomohli projektovému manažérovi pri klasifikácii. Klasifikácia bude v skutočnosti pokračovať ďalej do rôznych podskupín, až kým nebude každý z typov zdrojov zoskupený do samostatných entít, ktoré sa ľahšie identifikujú a spravujú..

Výhody WBS verzus RBS

Jednou z výhod WBS je to, že pomáha projektovému manažérovi určiť akékoľvek potenciálne riziká, ktoré by projekt mohol mať. V prípade, že nejaká vetva projektu nie je jasne definovaná, stáva sa rizikovou oblasťou, ktorej sa treba venovať. Tieto riziká by sa mali náležite sledovať a počas trvania projektu by sa malo dôkladne preskúmať.

V prípade, že sa zdá, že projekt zaostáva, je pre projektového manažéra ľahšie obrátiť sa na WBS a identifikovať oblasti, ktoré sa trápia, a urobiť vhodné rozhodnutie, aby veci otočili. Naopak okamžitým prínosom RBS, najmä rozdelením zdrojov do podskupín, je uľahčenie práce riadiacich stredísk. Dohľad sa stáva omnoho ľahším a počas procesu sa ušetrí veľa času.

Dozorcovia sú schopní sledovať každú skupinu zdrojov, keď pokračujú v projekte. Je ľahšie urýchliť určité úrovne projektu bez spoliehania sa na iných, ktorí na ich dokončenie vyčlenili správne zdroje. Niektoré projekty sa preto dajú ľahko dokončiť pred stanoveným termínom, najmä ak dokončenie rôznych úrovní projektu nie je závislé.

Po zavedení dobrého plánu RBS je manažment v dobrej pozícii na získanie dobrého obrazu o celkovom počte zdrojov, ktoré sú k dispozícii pre každý zúčastnený tím. Okrem porozumenia dostupných zdrojov sú tiež schopní riadiť, ako budú zdroje využité.

Pri porovnaní vyššie uvedených informácií je vhodné priradiť farby rôznym čiastkovým dodávkam v rámci ŠPP. Je dôležité získať tepelnú mapu priebehu celého projektu. Uľahčí to aj to, aby sa pozornosť manažmentu sústredila na oblasti projektu, ktoré sú úplné a ktoré sa zmierňujú.

Pri správnom zaobchádzaní s WBS je to dobrý spôsob, ako zvýšiť produktivitu tímov pracujúcich na projekte a vidieť projekt dokončený včas. Projektový manažér je schopný identifikovať potrebné zručnosti, ktoré im umožnia dokončiť projekt včas, ale pokiaľ ide o RBS, musíme porozumieť jeho typom. Bežným typom RBS je organizačná RBS. Hierarchické organizačné systémy, ktoré sú už zavedené, zvyčajne pomáhajú vytvoriť tento RBS. Zdroje v organizačnej RBS sú zvyčajne distribuované na základe potrieb každého organizačného oddelenia a pracovnej skupiny. Toto sú kategórie, ktoré boli definované a nastavené organizáciou.

Geografická RBS je vo väčšine prípadov nekonvenčná. Hlavným záujmom geografického RBS je distribúcia a / alebo umiestnenie príslušných zdrojov a spôsob ich prideľovania na rôznych miestach v závislosti od potrieb organizácie..

zhrnutie

Záverom je, že WBS aj RBS sú kľúčové pre úspešné dokončenie projektu a efektívnosť príslušných projektových tímov. Nasledujú kľúčové body, ktoré definujú jednu zo štruktúr.

Štruktúra práce	Štruktúra zdrojov
o Zoskupuje prácu do kategórií	o Zoskupuje zdroje do kategórií
o Pomáha pri dohľade nad napredovaním projektu	o Pomáha pri dohľade nad využívaním zdrojov
o Projektové skupiny musia byť nezávislé	o Skupiny zdrojov môžu na sebe závisieť
o Dôraz na časovú os projektu	o Dôraz na prideľovanie zdrojov