Rozdiel medzi EOI a RFP
Share
Niektoré rozhodnutia organizácie majú dôsledky na verejné obstarávanie, ktoré môžu výrazne ovplyvniť celkové náklady na vykonanie určitého rozhodnutia. Obstarávanie zahŕňa procesy, ako je výber predajcu, definovanie platobných podmienok, strategické preverovanie, vyjednávanie zmlúv a nákup služieb a tovaru. Súvisí to so získaním alebo nadobudnutím všetkých služieb a tovaru, ktoré sú pre organizáciu dôležité.
V súkromnom sektore sa proces obstarávania považuje za funkciu na strategickej úrovni, ktorá pomáha zvyšovať ziskovosť podniku. Nielenže zefektívňuje procesy a znižuje celkovú cenu surovín, ale tiež umožňuje organizáciám identifikovať najlepšie zdroje dodávok. Celkovo je to užitočné pri zabezpečovaní hladkého priebehu.
Vo verejnom sektore sú vedúci pracovníci na vysokej úrovni zodpovední za zníženie konečných výsledkov. Funkciu obstarávania riadi len niekoľko zamestnancov, čo zvyšuje pravdepodobnosť korupcie v tomto sektore. Z tohto dôvodu je potrebné zvýšiť celkovú produkciu podniku. Zamestnanci môžu byť napríklad vyškolení, aby zvýšili svoju efektívnosť a zlepšili kvalitu svojich služieb, čoho výsledkom môže byť zlepšenie výstupu..
Postupom času sa zaviedlo niekoľko termínov týkajúcich sa poradenstva v oblasti výberového konania, návrhov a veľkého riadenia vrátane mnohých skratiek spojených s obstarávaním. Nie je veľa firiem si vedomých týchto podmienok, ale ako podnikateľ alebo majiteľ malej firmy, ak chcete efektívne riadiť pripravenosť kupujúceho na nákup, je dôležité poznať jeho účel. Príklady zahŕňajú RFI (žiadosť o informácie), EOI (vyjadrenie záujmu), RFP (žiadosť o ponuku), RFT (žiadosť o ponuku) a RFQ (žiadosť o ponuku). Každá z týchto podmienok slúži vo funkcii obstarávania osobitnému účelu.
EOI a RFP sú najčastejšie používanými výrazmi vo funkcii obstarávania a každý z nich má špecifickú úlohu pri zefektívňovaní celého procesu. Mnoho jednotlivcov si pri vykonávaní procesov tieto pojmy zamieňa. Aby ste získali lepšiu predstavu o tom, ako sa líšia, je dôležité vedieť, čo tieto pojmy znamenajú.
EOI (prejav záujmu)
Vyjadrenie záujmu (EOI), známe tiež ako registrácia záujmu (ROI), má podobnú funkciu ako žiadosť o informácie (RFI). Používa sa ako skríningový proces v počiatočných fázach obstarávania, aby sa vytvorila formálna a konkrétnejšia žiadosť o ponuku alebo RFT (neskoršia fáza funkcie obstarávania). Keď spoločnosť uvoľní EOI, je potrebné odhadnúť schopnosť trhu dodávať alebo zhromažďovať viac informácií pred prechodom na RFT. Spoločnosť, ktorá nakupuje, pravdepodobne neurčí dodávateľa prostredníctvom EOI. Aby sa to stalo, proces musí pokračovať, až kým nedosiahne RFT.
EOI je druh otvoreného výberového konania, ktoré umožňuje každej spoločnosti prihlásiť sa. To vedie k tvrdej konkurencii a poskytuje výhodu tým, že umožňuje novým a potenciálnym dodávateľom zabezpečiť si prácu. Pri zákazkách na výstavbu je však do veľkej miery kritizovaná za to, že pritiahla dodávateľov, ktorí nie sú pre zákazku vhodní, čo vedie k plytvaniu času, peňazí a úsilia.
Reklama, v ktorej sa požaduje EOI, musí obsahovať opis obstarávateľa, opis zmluvy (napríklad rozpočet a rozsah), druh zákazky, trasu obstarávania, podmienky, adresu a termín predloženia a ďalšie podrobnosti (vrátane kontaktných informácií). , popis organizácie, technické kapacity a súvisiace skúsenosti, dostupnosť personálu a ich skúsenosti, atď.)
RFP (Žiadosť o návrh)
Na druhej strane, RFP, tiež známy ako Žiadosť o ponuku (RFO), je dokument, ktorý možno ľahko modifikovať. Väčšinou sa používa, keď kupujúci hľadajú reakciu na základe riešenia, aby splnili svoje požiadavky, av prípadoch, keď sú pri posudzovaní každej ponuky kľúčové iné faktory (okrem ceny). Používa sa tiež v situáciách, keď nie sú k dispozícii žiadne jasné riešenia alebo špecifikácie, a oddelenie nákupu hľadá množstvo inovácií a možností. Tieto nástroje sú flexibilnejšie ako RFT (ktoré má zvyčajne dobre definované riešenia alebo špecifikácie). RFP sa používa hlavne v profesionálnych službách, kde nie je možné ľahko definovať riešenie.
RFP obsahuje základné informácie o organizácii a jej predmete podnikania. Žiadosť pozostáva zo špecifikácií, ktoré vysvetľujú riešenia, ktoré organizácia hľadá. Okrem toho obsahuje aj hodnotiace kritériá pre klasifikáciu návrhov, výkaz práce, ktorý opisuje úlohy, ktoré má vykonať uchádzač, ktorý získa zákazku, a časový rámec, v ktorom sa má projekt dokončiť..
RFP sa zvyčajne vytvára kvôli zložitej povahe projektu. Spoločnosti môžu ťažiť z rôznych uchádzačov pri hľadaní dobre integrovaného riešenia od mnohých dodávateľov. Napríklad, ak spoločnosť plánuje zmeniť svoje podnikanie z papierového prostredia na počítačové prostredie, môže požadovať okrem školenia, ktoré je potrebné na inštaláciu a integráciu nových systémov do podnikania, aj návrh softvéru a hardvéru..
Vo verejnom sektore môžu subjekty vydať RFP na vytvorenie otvorenej súťaže s cieľom znížiť náklady na riešenie. Je však potrebné poznamenať, že RFP, ktorý je najbližšie k špecifikáciám, nemusí byť nevyhnutne ten, ktorý má najnižšiu cenu. Pri prijímaní návrhu musia spoločnosti vykonať analýzu nákladov a prínosov, aby sa ubezpečili, že náklady neprevyšujú prínosy.
rozdiely
Nasledujú niektoré z rozdielov medzi EOI a RFP:
- Rôzne úrovne obstarávania
EOI sa často vykonáva na počiatočnej úrovni obstarávania. Môže sa uvoľniť v prípadoch, keď sa kupujúci obmedzuje na vstup priemyselného odvetvia s cieľom rozšíriť rozsah požiadaviek, ktoré by sa nakoniec dostali na trh v neskorších fázach. Ako už bolo uvedené, RFP je zvyčajne ďalším krokom; pričom kupujúci hľadá prístupy založené na riešení pre dodávku produktu alebo služieb.
- Etapy EOI a RFP
EOI má zvyčajne viac stupňov. Používa sa na užší výber potenciálnych predajcov alebo dodávateľov pred vyhľadaním komplexných ponúk od uchádzačov, ktorí sú vybraní na užšom zozname. Naopak, RFP môže mať jeden stupeň alebo môže mať viac stupňov.
- Kedy sa používajú EOI a RFP?
EOI sa používa v prípadoch, keď požadované informácie (od uchádzačov) sú špecifické, ale neexistuje žiadna istota, či dodávateľ bude schopný dodávať služby a tovar podľa požiadaviek. Okrem toho v prípadoch EOI kupujúci nemajú dostatok informácií na zostavenie podrobnej žiadosti. Na druhej strane sa RFP používa v prípadoch, keď je požiadavka správne definovaná, ale spoločnosť hľadá flexibilné alebo inovatívne riešenie. Inými slovami, kupujúci hľadá návrhy zamerané na riešenie, aby splnil požiadavky.
Je veľmi dôležité poznať rôzne úrovne postupov obstarávania, aby sa mohli systematicky prijímať informácie prostredníctvom systematického toku informácií. Jasné pochopenie týchto pojmov a prečo sa v tomto procese používajú, umožňuje spoločnosti zefektívniť svoje procesy a získať hlbší prehľad o celej funkcii obstarávania..
