Licencie a povolenia sa vo veľkej miere používajú vo väčšine krajín a štátov. Vo väčšine krajín dostávajú zamestnanci a ostatní pracovníci povolenie, aby mohli pracovať v určitom odvetví. Licencie sa naopak používajú na to, aby umožnili podnikom začať s prevádzkou. Vydávanie povolení a licencií je základnou metódou, ktorá pomáha štátom pri regulácii inváznych predmetov alebo služieb. Tieto dva môžu byť použité na sledovanie toho, kto môže mať takúto invazívnu aktivitu a tiež akým spôsobom. Štáty používajú licencie a povolenia na reguláciu dovozu, spracovania, prepravy a prepustenia tovaru a služieb.
Licencia je právne záväzná zmluva, ktorá umožňuje niekomu alebo niečomu robiť, vlastniť, vykonávať činnosť alebo využívať službu, pokiaľ súhlasia s poskytnutými zmluvnými podmienkami. Príkladmi preukazov sú vodičské preukazy, softvérové licencie a obchodné licencie. Všetky tieto podmienky sú s nimi spojené a musia sa dodržať, aby sa licencia mohla uplatniť.
Licencie udeľujú verejnosti príslušné orgány. Sú potrebné, pretože poskytujú vláde a príslušným orgánom vhľad do regulácie rôznych činností a tiež pomáhajú verejnosti zapojiť sa do regulovaných činností. Hlavným cieľom licencií je regulovať činnosti a zároveň zabezpečiť, aby sa tieto činnosti verejnosti neodopierali.
Povolenie je úradný dokument, ktorý dáva jednotlivcovi povolenie na vykonávanie činnosti. Je to tiež právny dokument, ktorý musí mať osoba pred začiatkom konkrétneho podnikania. Napríklad osoba môže mať vodičské oprávnenie pred dosiahnutím určitého veku a po dosiahnutí tohto veku sa vydá vodičský preukaz. To isté platí pre osobu, ktorá má povolenie na vykonávanie činnosti v oblasti kontroly škodcov, ale musí mať povolenie na skladovanie chemikálií. V odvetviach dopravy sa môže tiež vyžadovať povolenie na prekročenie určitých miest a prepravu určitého tovaru.
Vo väčšine prípadov sú licencie trvalé, zatiaľ čo povolenia sú dočasné. Napríklad pri šoférovaní je povolenie platné najviac dva roky na väčšine miest, zatiaľ čo vodičské preukazy sú stále, ale môžu byť zrušené aj v prípade zneužitia uvedeného preukazu..
Licencie majú obmedzené obmedzenia, ak existujú. Na druhej strane, povolenia majú veľa obmedzení. Povolenia obmedzujú čas, ktorý možno vykonať, kto vykonáva činnosť, kde sa činnosť vykonáva, a tiež to, či je k dispozícii dohľad. Väčšina činností, ktoré sa vykonávajú na základe oprávnenia na licenciu, takéto obmedzenia nemá. Napríklad vodičský preukaz nemá obmedzenia o tom, kde, komu a kedy viesť vozidlo, pokiaľ je na povolenom území.
Povolenia si vyžadujú pravidelné kontroly bezpečnostných predpisov od príslušných orgánov. Na druhej strane licencie si môžu vyžadovať inšpekciu, ale nie tak pravidelnú.
Aj keď vzhľad nie je väčšinou problém, licencie a povolenia nemusia byť vo väčšine prípadov podobné. Napríklad väčšina povolení môže byť nálepka, ale licencia sa môže aktualizovať na kartu.